Логистика переходит в цифру: как бизнесу в сфере перевозок подготовиться к обязательному ЭДО

Минтранс РФ проводит масштабную реформу грузоперевозок: с 1 сентября 2026 года оформление электронных перевозочных документов (ЭПД) станет обязательным для всех участников логистического процесса. Переход  регламентирован Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ и затрагивает всех грузоотправителей, перевозчиков и экспедиторов.

Что такое ГИС ЭПД и как она работает

ГИС ЭПД — это федеральная государственная платформа Минтранса России, предназначенная для создания, легитимного обмена и архивного хранения электронных перевозочных документов между всеми участниками логистического процесса. Система обеспечивает получение, обработку и хранение документов, делая перевозки прозрачными для бизнеса и контролирующих органов

Согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года оформление ключевых документов станет обязательным в электронном виде. Это касается:

• транспортных накладных (автомобильные перевозки)

• путевых листов

• заказов (заявок) на перевозку

• экспедиторских документов (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка)

• железнодорожных накладных

• грузовых накладных для авиаперевозок

Дополнительно напоминаем: с 1 марта 2026 года начнет работу национальная цифровая транспортно-логистическая платформа ГосЛог. В рамках платформы будет функционировать электронный реестр, в котором обязаны зарегистрироваться экспедиторы. Подать заявление можно будет через портал Госуслуг.

Как устроен электронный документооборот

Электронные документы передаются в ГИС ЭПД через операторов информационных систем ЭПД — аккредитованных посредников, которые обеспечивают оформление и обмен между участниками перевозки и государственными органами.

Операторы проходят аккредитацию Минтранса России. Актуальный список таких операторов размещен в официальном реестре ведомства.

Что нужно для подключения к ГИС ЭПД

Для перехода на электронный документооборот необходимо выполнить три основных шага:

1. Заключить договор с аккредитованным оператором

Выбрать компанию из реестра Минтранса, имеющую все необходимые полномочия для работы с системой электронных перевозочных документов, и заключить с ней договор.

2. Оформить электронные подписи для сотрудников

УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) должна быть оформлена на каждого сотрудника, участвующего в грузоперевозке: кладовщиков, экспедиторов, менеджеров транспортной компании. Водителям УКЭП не требуется — со стороны перевозчика сопроводительные документы заверяет менеджер транспортной компании.

Если у вас нет УКЭП, рекомендуем предварительно получить ее в центре «Мой бизнес» со скидкой, отправьте заявку заранее.

3. Заключить соглашения об ЭДО с контрагентами

Электронный документооборот невозможен, если хотя бы один участник логистического процесса продолжает использовать бумажные версии документов. Участник перевозки, уже подключенный к системе ЭДО, может пригласить контрагентов через сервис своего оператора.

Фото: freepik.com / aleksandarlittlewolf