Все в порядке: как оцифровать бизнес и начать зарабатывать больше

29 мая 2023

База знаний

Все в порядке: как оцифровать бизнес и начать зарабатывать больше

Как наладить автоматизацию бизнес-процессов? Какие IT-решения помогут систематизировать работу вашей компании? Рекомендациями поделился эксперта центра «Мой бизнес».

Любой бизнес начинается с технологии. Пока ее нет, не получится отладить систему и понимать, как работает твоя компания. Пребывать вечно в хаосе невозможно, поэтому наша задача упорядочить его, например, с помощью цифровизации, а уже затем начинать масштабирование.

Мы спросили совета у руководителя группы компаний RESFORM, эксперта центра «Мой бизнес» Новосибирской области Алексея Москаленко, как наладить автоматизацию процессов. Алексей занимается производством, продажей, арендой, ремонтом оборудования для монолитного строительства и знает о многозадачном бизнесе не понаслышке. Он ответил на своих примерах.

Начинаем с Книги компании и Книги продаж

Система не будет играть мне на руку, пока у нее нет прописанных алгоритмов работы. Поэтому я начал с того, что написал Книгу компании ― свод наиболее значимых материалов для моего бизнеса. Туда вошли также принципы культуры, ценности.

Во второй Книге — Книге продаж — мы совместно с экспертом раскладывали успешные сделки на этапы, которые повторяются каждый раз, а также функциональные обязанности сотрудников компании. Так, чтобы любой новый сотрудник сразу понимал, как ему взаимодействовать с подразделениями.

Оцифровываем бизнес-процессы

После написания Книг вашей компании о воронках продаж, аренде, проблемным клиентам и найму, «наложите» их на CRM. Выберите такую систему, которая, в первую очередь автоматизирует продажи и отображение информации об этом. Также хорошая CRM-ка должна детально показывать, чем занимаются сотрудники, какие задачи «висят», а какие выполняются оперативно и на опережение финплана. Для меня это «Битрикс 24», хоть с ней мы подружились только со второго раза.

Пример. В моем случае переложение Книги на CRM получилась так: я разложили бизнес-процессы от момента прихода заявки с отслеживанием источника. Далее стало понятно, что заявку должен посмотреть инженер: он выявит и рассчитывает потребности. Затем делаются складские расчеты и предоставляется коммерческое предложение от профильных отделов. После этого задача падает на склад или производство. В завершение готовятся закрывающие документы от бухгалтерии. Когда мы видим эту картину, нам становится понятно, как должна работать программа, которая соединит всё воедино. Сделка движется по этапам и на каждом разное ответственное лицо.

Теперь я могу выстраивать воронку продаж в рамках системы в режиме единого окна, — это и есть задача CRM. При этом, основываясь на своем опыте, могу смело сказать, что сделка — это всегда закономерный повторяющийся процесс, который делится на более мелкие операции.

Важное замечание для сделки: люди должны знать свою зону ответственности и лучше, эти пункты прописаны.

Примеры CRM: «Битрикс 24», AmoCRM, кто-то пользуется обычным задачником Trello, но там не создашь бизнес-процессы полноценно.

Продажи есть. Идём в аналитику

Благодаря CRM я нахожусь не внутри процесса, а над ним, и имею рычаг стратегического управления.

Например, своего руководителя отдела продаж я контролирую тоже через CRM. Наглядно вижу, сколько пришло клиентов, каков статус сделок, сколько денег получили и сколько прошло мимо нас. Эти показатели сквозной аналитики позволяют сделать выводы об эффективности сотрудников.

Мне, как собственнику, важно понять, где процесс разладился, чтобы оперативно исправить это. И аналитика позволяет видеть, откуда пришли клиенты (обзвон, интернет-магазин, сайты типа «Пульс цен», «Авито»). Это влияет на маркетинговую стратегию и распределении денег на ее нужды.

Центр «Мой бизнес» Новосибирской области предлагает услугу по подключению CRM на условиях софинансирования. Предприниматель оплатит только 30% от стоимости подключения (9 000 рублей). Программа поддержки доступна для ИП и ООО, действующих на территории Новосибирской области более 1 года. Узнать подробную информацию об услуге и подать заявку можно на официальном сайте центра: https://clck.ru/34YGzz

Универсальный показатель

Если бы был всего один показатель, я бы посоветовал смотреть на баланс в динамике. Это то, по чему можно измерять «здоровье» бизнеса. Этот отчет рекомендую смотреть каждый месяц.

Я расцениваю компанию как набор связанных сосудов. Их может быть 5, 10, а в них — жидкость (денежная масса). Каждый сосуд — это строка баланса (остатки на складах, основные средства, дебиторка, кредиторка и остатки на денежных счетах).

Мы можем заработать 5 млн по прибылям-убыткам, а баланс покажет, что все они ушли в дебет, и теперь, получается, нам должны денег, ведь в реальности ими воспользоваться мы уже не можем. Поэтому нам нужно заработать еще или вернуть дебеторку.

Это и называется баланс в динамике.

Ну, как там с деньгами?

У меня несколько юрлиц с разными задачами, поэтому привычная «1С:Бухгалтерия» не даст возможности мне широко посмотреть на компанию. Я должен знать, в каком кармане сколько лежит денег, и какому проекту они принадлежат!

Тут я тоже рекомендую применить автоматизацию. Сам пользуюсь программой «Финансист», которая из всех моих юрлиц сводит аналитику в дашборд. Тут же я вижу, как распределились деньги по «фондам» ― резервам для каждого из бизнес-процессов моей компании. Фонды работают по формулам, которые мы ежегодно корректируем. Логистика у меня, например, – 9%, и теперь логист может не согласовывать со мной траты в рамках 9%. И это меня освобождает от допконтроля и траты моих ресурсов.

Аналоги программ «Финансист»: «ФинТабло», «ПланФакт». При выборе сервиса важно, чтобы системно прогружалась информация о том, что происходит с деньгами, и как они распределяются. Человеческий фактор при этом исключается.

Итого

Для настройки цифровых процессов мы используем сейчас несколько IT-решений:

• 1C. Здесь отображается складской учет, все документы, дебиторская и кредиторская задолженность. По сути здесь я вижу все доходы и расходы моих компаний

• CRM-система «Битрикс 24». С ее помощью мы выстраиваем отношения с клиентами и бизнес-процессы внутри компании, взаимодействия между сотрудниками и больше не подписываем бумажных договоров

• «Финансист». В этой программе мы планируем и отслеживаем все денежные потоки: зарплату, резервные средства, счета на оплату и др.

• Телефонию объединили с CRM. Все завязано на одну систему АТС, чтобы сотрудник всегда мог быть на связи. Звонок поступает на рабочий номер, и если сотрудник не может ответить, то вызов переходит на его мобильный номер. После разговора звонок отображается в системе, и мы можем отслеживать весь этап до заключения договора, а также если нужно делать «работу над ошибками»

Сейчас мы синхронизируем все системы между собой, чтобы облегчить взаимодействие и сделать его еще более эффективным. Поэтому сейчас я создаю платформу, на которой все происходит в режиме одного окна. Это по сути отраслевой маркетплейс с CRM системой и алгоритмами искусственного интеллекта.

Название: Все в порядке: как оцифровать бизнес и начать зарабатывать больше

Картинка для анонса: Array

Детальное описание: 

Любой бизнес начинается с технологии. Пока ее нет, не получится отладить систему и понимать, как работает твоя компания. Пребывать вечно в хаосе невозможно, поэтому наша задача упорядочить его, например, с помощью цифровизации, а уже затем начинать масштабирование.

Мы спросили совета у руководителя группы компаний RESFORM, эксперта центра «Мой бизнес» Новосибирской области Алексея Москаленко, как наладить автоматизацию процессов. Алексей занимается производством, продажей, арендой, ремонтом оборудования для монолитного строительства и знает о многозадачном бизнесе не понаслышке. Он ответил на своих примерах.

Начинаем с Книги компании и Книги продаж

Система не будет играть мне на руку, пока у нее нет прописанных алгоритмов работы. Поэтому я начал с того, что написал Книгу компании ― свод наиболее значимых материалов для моего бизнеса. Туда вошли также принципы культуры, ценности.

Во второй Книге — Книге продаж — мы совместно с экспертом раскладывали успешные сделки на этапы, которые повторяются каждый раз, а также функциональные обязанности сотрудников компании. Так, чтобы любой новый сотрудник сразу понимал, как ему взаимодействовать с подразделениями.

Оцифровываем бизнес-процессы

После написания Книг вашей компании о воронках продаж, аренде, проблемным клиентам и найму, «наложите» их на CRM. Выберите такую систему, которая, в первую очередь автоматизирует продажи и отображение информации об этом. Также хорошая CRM-ка должна детально показывать, чем занимаются сотрудники, какие задачи «висят», а какие выполняются оперативно и на опережение финплана. Для меня это «Битрикс 24», хоть с ней мы подружились только со второго раза.

Пример. В моем случае переложение Книги на CRM получилась так: я разложили бизнес-процессы от момента прихода заявки с отслеживанием источника. Далее стало понятно, что заявку должен посмотреть инженер: он выявит и рассчитывает потребности. Затем делаются складские расчеты и предоставляется коммерческое предложение от профильных отделов. После этого задача падает на склад или производство. В завершение готовятся закрывающие документы от бухгалтерии. Когда мы видим эту картину, нам становится понятно, как должна работать программа, которая соединит всё воедино. Сделка движется по этапам и на каждом разное ответственное лицо.

Теперь я могу выстраивать воронку продаж в рамках системы в режиме единого окна, — это и есть задача CRM. При этом, основываясь на своем опыте, могу смело сказать, что сделка — это всегда закономерный повторяющийся процесс, который делится на более мелкие операции.

Важное замечание для сделки: люди должны знать свою зону ответственности и лучше, эти пункты прописаны.

Примеры CRM: «Битрикс 24», AmoCRM, кто-то пользуется обычным задачником Trello, но там не создашь бизнес-процессы полноценно.

Продажи есть. Идём в аналитику

Благодаря CRM я нахожусь не внутри процесса, а над ним, и имею рычаг стратегического управления.

Например, своего руководителя отдела продаж я контролирую тоже через CRM. Наглядно вижу, сколько пришло клиентов, каков статус сделок, сколько денег получили и сколько прошло мимо нас. Эти показатели сквозной аналитики позволяют сделать выводы об эффективности сотрудников.

Мне, как собственнику, важно понять, где процесс разладился, чтобы оперативно исправить это. И аналитика позволяет видеть, откуда пришли клиенты (обзвон, интернет-магазин, сайты типа «Пульс цен», «Авито»). Это влияет на маркетинговую стратегию и распределении денег на ее нужды.

Центр «Мой бизнес» Новосибирской области предлагает услугу по подключению CRM на условиях софинансирования. Предприниматель оплатит только 30% от стоимости подключения (9 000 рублей). Программа поддержки доступна для ИП и ООО, действующих на территории Новосибирской области более 1 года. Узнать подробную информацию об услуге и подать заявку можно на официальном сайте центра: https://clck.ru/34YGzz

Универсальный показатель

Если бы был всего один показатель, я бы посоветовал смотреть на баланс в динамике. Это то, по чему можно измерять «здоровье» бизнеса. Этот отчет рекомендую смотреть каждый месяц.

Я расцениваю компанию как набор связанных сосудов. Их может быть 5, 10, а в них — жидкость (денежная масса). Каждый сосуд — это строка баланса (остатки на складах, основные средства, дебиторка, кредиторка и остатки на денежных счетах).

Мы можем заработать 5 млн по прибылям-убыткам, а баланс покажет, что все они ушли в дебет, и теперь, получается, нам должны денег, ведь в реальности ими воспользоваться мы уже не можем. Поэтому нам нужно заработать еще или вернуть дебеторку.

Это и называется баланс в динамике.

Ну, как там с деньгами?

У меня несколько юрлиц с разными задачами, поэтому привычная «1С:Бухгалтерия» не даст возможности мне широко посмотреть на компанию. Я должен знать, в каком кармане сколько лежит денег, и какому проекту они принадлежат!

Тут я тоже рекомендую применить автоматизацию. Сам пользуюсь программой «Финансист», которая из всех моих юрлиц сводит аналитику в дашборд. Тут же я вижу, как распределились деньги по «фондам» ― резервам для каждого из бизнес-процессов моей компании. Фонды работают по формулам, которые мы ежегодно корректируем. Логистика у меня, например, – 9%, и теперь логист может не согласовывать со мной траты в рамках 9%. И это меня освобождает от допконтроля и траты моих ресурсов.

Аналоги программ «Финансист»: «ФинТабло», «ПланФакт». При выборе сервиса важно, чтобы системно прогружалась информация о том, что происходит с деньгами, и как они распределяются. Человеческий фактор при этом исключается.

Итого

Для настройки цифровых процессов мы используем сейчас несколько IT-решений:

• 1C. Здесь отображается складской учет, все документы, дебиторская и кредиторская задолженность. По сути здесь я вижу все доходы и расходы моих компаний

• CRM-система «Битрикс 24». С ее помощью мы выстраиваем отношения с клиентами и бизнес-процессы внутри компании, взаимодействия между сотрудниками и больше не подписываем бумажных договоров

• «Финансист». В этой программе мы планируем и отслеживаем все денежные потоки: зарплату, резервные средства, счета на оплату и др.

• Телефонию объединили с CRM. Все завязано на одну систему АТС, чтобы сотрудник всегда мог быть на связи. Звонок поступает на рабочий номер, и если сотрудник не может ответить, то вызов переходит на его мобильный номер. После разговора звонок отображается в системе, и мы можем отслеживать весь этап до заключения договора, а также если нужно делать «работу над ошибками»

Сейчас мы синхронизируем все системы между собой, чтобы облегчить взаимодействие и сделать его еще более эффективным. Поэтому сейчас я создаю платформу, на которой все происходит в режиме одного окна. Это по сути отраслевой маркетплейс с CRM системой и алгоритмами искусственного интеллекта.

Детальная картинка: Array