Это ЭДО: зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Может ли современная компания обойтись без электронного документооборота (ЭДО)? В чем плюсы и минусы цифровизации предприятия? Как автоматизировать бизнес-процессы со скидкой до 60%? Ответы на эти и другие вопросы разобрали вместе с руководителем Инжинирингового центра (РЦИ) на базе центра «Мой бизнес» Анастасией Лапушкиной.

Что такое ЭДО?

ЭДО или электронный документооборот — это электронная система, где пользователи-сотрудники организаций могут обмениваться юридически значимыми электронными документами, а также управлять личными документами.

ЭДО — это современная альтернатива бумажному делопроизводству. Многие компании уже перевели работу с документацией в электронный формат.

Такой документооборот ускоряет и упрощает передачу рабочих файлов между физическими и юридическими лицами, а также контролирующими госучреждениями.

Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть завизирован действующей электронной подписью:

«Электронная подпись гарантирует, что документ не редактировали после подписания, и что подпись принадлежит конкретному человеку или организации», — объяснила Анастасия Лапушкина.

На данный момент в РФ нет единого нормативно-правового акта, который регулировал бы внедрение электронного документооборота. Тем не менее, законодательные требования, регламентирующие работу ЭДО, изложены в отдельных приказах и постановлениях, например:

• Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

• Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»

• Налоговый кодекс Российской Федерации — регулирует вопросы использования электронных счетов-фактур и представления электронных документов в налоговые органы

• Гражданский кодекс Российской Федерации — содержит положения об обмене документами в электронной форме при совершении сделок

• Трудовой кодекс Российской Федерации — регулирует ЭДО в сфере трудовых отношений

• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — допускает оформление первичных учётных документов в электронном виде

• Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 N 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»

Виды ЭДО: как выбрать?

Вид ЭДО будет зависеть от типа правовых отношений между участниками процесса делопроизводства:

1. Внутренний электронный документооборот

К этому виду относится СЭД (система электронного документооборота внутри конкретной компании), которая обеспечивает обмен документами между сотрудниками и руководством одной организации. К подвидам СЭД обычно относят кадровый, бухгалтерский, управленческий, складской, производственный ЭДО, а также цифровые архивы и различные CRM-системы.

2. B2B ЭДО — обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами и партнерами.

3. B2G ЭДО — обмен электронными документами с государственными органами. Как правило, бизнес взаимодействует с Федеральной налоговой службой, Социальным фондом России, Федеральной службой государственной статистики и Фондом социального страхования.

Обязательно ли переходить на ЭДО?

Законодательство не обязывает организации переходить на ЭДО. Но, как отметила руководитель РЦИ, тенденция к повсеместному использованию ЭДО становится все более очевидной:

«Все чаще взаимодействие с контролирующими государственными органами происходит именно в электронном формате. Более того, некоторые законодательные новшества в сфере бизнеса допускают исключительно электронный документооборот».

Например, участники оборота маркированной продукции могут работать только через оператора ЭДО. В основе национальной системы прослеживаемости товаров также лежит именно электронный документооборот: организации отправляют счета-фактуры, УПД и документы в ФНС в электронном формате.

О плюсах и минусах ЭДО

Основные преимущества электронного документооборота:

• высокая скорость обработки документов

• автоматизация многих этапов документооборота

• электронный архив занимает гораздо меньше места, чем документы в бумажном формате

• высокая степень защищенности информации

• возможность удалённой работы с документами.

Минусы внедрения ЭДО не так очевидны и на деле легко разрешаются:

• предприятию потребуется регламент по работе с СЭД. Также нужно будет внести изменения в учетную политику компании. Однако новые документы являются типовыми, поэтому работа над ними не займет много времени

• необходимости обучения и адаптации сотрудников

• если контрагент пользуется услугами другого оператора ЭДО, нужно будет вручную настроить роуминг для корректной работы. На деле предприятию нужно будет просто отправить приглашение контрагенту.

Как подключить ЭДО со скидкой 60%

«У многих предпринимателей все еще есть стереотип, что переход на ЭДО — это сложно и долго. Действительно, когда-то этот процесс занимал месяцы. Сегодня же он ограничен несколькими днями. Короткий адаптационный период неизбежен, но в ближайшей перспективе для бизнеса открываются большие возможности для оптимизации работы, повышения информационной безопасности и экономии ресурсов», — рассказала Анастасия Лапушкина.

Как отметила руководитель РЦИ, еще одной «болью» предпринимателей, которые хотели бы подключить ЭДО, становятся первоначальные затраты на внедрение, подключение и обслуживание системы. Однако и этот вопрос теперь решается гораздо проще благодаря господдержке по нацпроекту «Малое и среднее предпринимательство».

В Инжиниринговом центре на базе «Моего бизнеса» открыт прием заявок на услугу по цифровизации предприятий на условиях софинансирования. В рамках господдержки предприниматель сэкономит до 60% от суммы затрат на разработку и внедрение ЭДО.

Услугой могут воспользоваться компании в сфере промышленного и сельскохозяйственного производства, а также разработки и внедрения инновационной продукции. Узнать подробную информацию об условиях поддержки и подать заявку на услугу можно на сайте центра «Мой бизнес».

Часто задаваемые вопросы

Чем цифровой документ отличается от электронного?

Цифровой документ — это любой документ в электронном формате, который можно можно сохранить и передать в цифровом виде.

Электронный документ — это подвид цифрового документа. Он имеет юридическую силу благодаря наличию электронной подписи и соответствию другим нормативным требованиям.

Насколько безопасен электронный документооборот?

Электронный документ безопаснее бумажного аналога. Разумеется, только при условии правильного использования технологий шифрования и электронной подписи, соблюдения политики безопасности и регулярном обновлении программного обеспечения.

Требуется ли специальное программное обеспечение для работы с ЭДО?

Да, потребуется установить специализированную программу для редактирования, хранения и обмена цифровыми документами. Выбор ПО зависит от потребностей организации и может включать как базовые текстовые редакторы, так и комплексные системы управления документооборотом. Центр «Мой бизнес» оказывает услугу по разработке и внедрению системы ЭДО на предприятиях.

Цифровизовать бизнес-процесс можно на условиях софинансирования, где средства господдержки составляют до 60% от суммы затрат. Подробнее на сайте центра mbnso.ru.

Имеют ли электронные документы юридическую силу?

Юридическая сила обеспечивается квалифицированной электронной подписью, а также соблюдением нормативно-правовой базы, регулирующей электронный документооборот.

Какие существуют ограничения при работе с ЭДО?

Основные ограничения связаны с необходимостью обучения сотрудников корректной работе с ЭДО. Также важно учитывать технические требования к программному обеспечению и оборудованию.

Центр «Мой бизнес» Новосибирской области помогает расти начинающим предпринимателям и действующим ИП, ООО и самозанятым по национальному проекту «Малое и среднее предпринимательство». Ежегодно более 15 000 человек посещают образовательные курсы центра, а свыше 500 клиентов открывают свое дело. Горячая линия центра: 8 800 600 34 07, сайт mbnso.ru.